6 maneras en que los comercios pueden prevenir el fraude.

No es ninguna sorpresa que las grandes empresas tengan acceso a más herramientas de prevención de fraude que las pequeñas y medianas empresas, aunque la protección contra el fraude es igual de importante para las pequeñas y medianas empresas, que representan más de un cuarto de todos los casos de fraude informados.¹ Los propietarios de pequeñas empresas podrían sentir el impacto del fraude de manera más directa: cuanto más pequeña sea la empresa, mayor será la proporción de las posibles pérdidas.

Si bien las pequeñas empresas podrían tener inquietudes sobre cómo encontrar el capital para invertir en el último software de protección contra el fraude, hay medidas rentables que todos los comerciantes pueden tomar para combatir el fraude. Estas incluyen tecnología accesible y fácil de implementar, y mejores prácticas para la seguridad de la información.

Medidas de prevención del fraude que los comerciantes deben tomar ahora

El fraude puede ser cometido por proveedores, empleados o personas desconocidas, por lo que una estrategia eficaz de prevención del fraude involucra a los empleados y proporciona protección desde adentro hacia afuera. Al seguir estos pasos, los comerciantes pueden estar seguros de que están siguiendo las mejores prácticas actuales para combatir el fraude.

1. Monitorear todas las cuentas e inscribirse en avisos de fraude 

La banca en línea facilita la verificación de la actividad de la cuenta y garantiza que no se hayan  manipulado los estados de cuenta impresos. Informe a los empleados que la actividad de la cuenta se monitorea regularmente para disuadir el fraude y busque indicios de fraude como los siguientes:

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   • Cheques faltantes o inusuales
   • Pagos a destinatarios desconocidos

Los comerciantes también pueden inscribirse en avisos de fraude, como las que ofrece Discover® Global Network, que proporcionan una notificación inmediata de la actividad fraudulenta y los detalles de las transacciones. 

2. Capacitar a los empleados en combatir el fraude

Los empleados están en la primera línea de protección contra el fraude. Una de las medidas más importantes que los comerciantes pueden tomar para protegerse de los delitos cibernéticos es educar a sus trabajadores en las señales de advertencia frecuentes del fraude y empoderarlos para denunciar comportamientos sospechosos a nivel interno y externo.

• • Redactar un código de ética oficial. Deje en claro que no se tolera el fraude y resalte la idea de que el fraude es un delito.
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  • Elaborar un proceso de informes claro. Esto ayudará a los empleados a sentirse cómodos al denunciar fraudes y a saber que tienen que actuar rápido, incluso si les preocupa que la situación pueda deberse a un error que cometieron.
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  • Establecer un sistema de informes anónimos. Una línea de informes o un buzón para informar de los fraudes ayudará a que los empleados se sientan cómodos al denunciar el fraude porque no tienen que exponer su identidad.
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  • Establecer pautas para compartir información. Asegúrese de que los empleados sepan que, incluso si parece que un pedido proviene de un gerente, la información confidencial y las contraseñas nunca deben enviarse por correo electrónico o mensaje de texto.

3. Asegúrese de que una sola persona no controle toda la actividad financiera

Muchas pequeñas empresas tienen solo una persona que maneja la contabilidad, pero esto provoca una situación en la que el fraude puede pasar desapercibido. Los comerciantes deben tener al menos
dos personas que manejen las finanzas; y la contabilidad y el manejo de efectivo deben estar separados.

• • Solicitar la aprobación de varias personas. Asegúrese de que más de una persona seanlas encargadas de aprobar cheques, horas extras, reclamos de gastos y otras transacciones contables.
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  • Utilizar software de contabilidad que registre la actividad del usuario. Esto proporciona supervisión adicional y ayuda a que propietarios y contadores identifiquen actividades sospechosas.
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  • Realizar auditorías contables sorpresa. Esto refuerza el mensaje de que la prevención del fraude es una prioridad y actúa como medida disuasiva.

4. Mantener un sitio web seguro

Todos los comerciantes, no solo los que tienen sitios web de comercio electrónico, deben verificar regularmente los errores de ciberseguridad e invertir en software que detecte posibles ataques cibernéticos.

• • Alojar el sitio web en un servidor seguro. Asegúrese de que el servidor de su sitio web tenga un certificado SSL e instale un protocolo de transferencia de hipertexto seguro (Hypertext Transfer Protocol Secure, HTTPS).
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  • Ocultar páginas con información confidencial. Configure su sitio web o agregue códigos para bloquear las páginas web que contengan información confidencial de las búsquedas de Google.
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  • Invertir en protección contra malware y virus. Instale complementos que hagan un escaneo de su sitio en busca de actividad dañina y luego lo ayuden a eliminarla si detectan algo.
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  • Realizar copias de seguridad frecuentes. Asegúrese de que el servidor de su sitio web elabore copias de seguridad; si no lo hace, use un servicio de copia de seguridad de sitios web.
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  • Establecer controles de inicio de sesión estrictos. Limite los intentos de inicio de sesión y configúrelos para que caduquen después de algunas horas de inactividad.
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  • Usar el comercio remoto seguro (SRC). Si tiene un sitio web de comercio electrónico, use el comercio remoto seguro (Secure Remote Commerce, SRC) para proteger y agilizar las transacciones.
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  • Usar una contraseña de Wi-Fi segura. Su contraseña debe incluir una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, y caracteres especiales.